Inleiding:
In MxProject worden offerte-aanvragen geregistreerd. Aanvragen zijn binnen MxProject een ‘kapstok’ voor het verdere verloop van een project en worden gedurende het verloop verder verrijkt met informatie. Het begint met de aanvraag die u krijgt toegestuurd van een relatie. De relatie wordt gekoppeld aan de geregistreerde aanvraag (niet andersom) en als er voor hetzelfde werk van een andere partij ook een aanvraag wordt ontvangen, dan kan deze tweede relatie ook worden gekoppeld aan dezelfde aanvraag, enz. Uiteindelijk zult u een calculatie gaan maken voor het werk en op basis hiervan een offerte gaan uitbrengen bij de relatie(s) die de aanvraag hebben gedaan. De aanvraag blijft de basis van waaruit u gaat werken.
Hierna volgen de stappen voor het registreren van een ontvangen aanvraag.
1. Organisaties:
Als MxProject geopend is ga dan als eerste naar het scherm ‘Organisaties’. Afhankelijk van de instellingen kan het zijn dat deze al standaard wordt geopend anders kan het zoekscherm worden geopend via het onderstaande tabblad (1) en knop (2) in het lint.
Zoek in de lijst van relaties de naam van de relatie die de aanvraag heeft gedaan. Het zoeken kunt in alle vensters per kolom doen door in de bovenste regel (1) van de gewenste kolom een trefwoord in te typen. Onderstaand het voorbeeld van het venster ‘organisaties’.
2. Wizard:
Door de relatie in de lijst te selecteren kan er vervolgens een nieuwe aanvraag worden gemaakt via een ‘Wizard’, waarna de relatie direct aan de aanvraag zal zijn gekoppeld. De Wizard kan worden gestart via de knop in het lint (1) zoals hieronder aangegeven of via het rechtermuismenu (2). Doorloop vervolgens de Wizard.
In de Wizard kunnen basis projectgegevens worden ingevuld en personen worden toegewezen zoals de gewenste calculator. Standaarden kunnen via instellingen worden voor gedefinieerd zodat dit niet telkens opnieuw hoeft te worden ingegeven.
Als de gegevens zijn ingevuld (o.a. omschrijving) kan de aanvraag worden opgeslagen met CTRL+S of de knop in het snelmenu bovenaan het scherm.
3. Klanten:
De aanvraag is nu aangemaakt en u ziet ook direct één relatie gekoppeld in het menu aan de linkerzijde bij ‘Klanten’. Als u op klanten (1) klikt dan ziet u in onderstaand scherm de naam van de relatie.
Bovenaan het scherm kunt u met ‘Bestaande toevoegen’ (3) een nieuwe relatie toevoegen als u van een tweede klant een aanvraag voor dit werk heeft ontvangen. Dit kan uiteraard ook nog in een later stadium. Selecteert u een gekoppelde relatie dan kunt u aan de rechterzijde nog aanvullende informatie toevoegen zoals een referentie van de klant (4) of de persoon die de aanvraag heeft gedaan. Druk op ‘Functietoets2 (F2) om de gegevens in het venster te bewerken en druk vervolgens op de drie puntjes (5) om de contactpersoon van de relatie te kiezen.
De datums die u in het venster kunt invullen komen in het overzicht van aanvragen terug zodat u kunt zien welke aanvraag het meest urgent is. Klik na het bewerken altijd weer op opslaan (CTRL + S).
4. Documenten:
Bij een aanvraag ontvangt u ook diverse documenten op basis waarvan u een begroting zult gaan maken. Deze documenten kunt u bij de aanvraag opslaan zodat alles bij elkaar wordt bewaard en u niet hoeft te zoeken naar gegevens als u gaat calculeren. In onderstaand scherm ziet u in de aanvraag aan de linkerzijde ‘Matrix.Drive’ (1). Als u hierop klikt dan ziet u in het venster (midden) een standaard mappenstructuur onder de projectnaam en -nummer staan (2). U kunt hier ook uw eigen mappenstructuur instellen die voor u standaard zijn. De ontvangen documenten kunt u nu naar de relevante mappen slepen door eerst de gewenste map te selecteren en vervolgens vanuit de Windows verkenner de bestanden te slepen naar het venster waar u hieronder een drietal dwg voorbeelden ziet staan. U kunt in dit venster ook via uw rechtermuismenu documenten uploaden (3).
6. Scherm aanvragen:
In het menu Projectbeheer (1) kunt u het scherm voor de geregistreerde aanvragen openen via de knop ‘Aanvragen’ (2). Vanuit dit scherm kunt u aanvragen openen door op een aanvraag te dubbelklikken. De zojuist geregistreerde aanvraag zal ook in de lijst zichtbaar moeten zijn (3).
U heeft hiermee alle stappen doorlopen voor het registreren van een aanvraag. De vervolgstappen voor het calculeren en offreren kunt u volgen in het stappenplan deeloffertes en offreren. Link.