Inleiding:
Zodra de offerte die u heeft verstuurd wordt geaccepteerd door de opdrachtgever en u dus de opdracht krijgt, dan kunt u in MxProject ook aangeven dat de offerte is geaccepteerd. Via een wizard kunt u de stappen doorlopen om de offerte om te zetten naar een opdracht vanwaar u dan verder kunt werken voor budgettering, planning, inkoop en het verdere verloop van het project.
Hierna volgen de stappen voor het aanmaken van een opdracht op basis van een geaccepteerde offerte + het inzichtelijk maken van het werkbudget.
1. Offerte geaccepteerd:
Als eerste opent u het scherm van de offertes (1) en selecteert u de offerte die is geaccepteerd en waarvan u een opdracht wenst te maken (2). Als u de offerte selecteert ziet u aan de rechterzijde in het scherm de relaties (3) aan wie u een offerte heeft gestuurd. U selecteert hier de relatie waarvan u de opdracht heeft ontvangen en u klikt vervolgens op ‘offerte geaccepteerd’. Dit kan in het lint (4) of via het rechtermuismenu (5).
2. Wizard:
Er wordt nu een wizard opgestart waarmee u enkele stappen doorloopt om de opdracht aan te maken. Het merendeel van de gegevens zijn al bekend uit de offerte en worden automatisch ingevuld. Enkele velden die nog wel dienen te worden gekozen zijn het opdrachtsjabloon (1). Hiermee wordt direct ook de productmarktcombinatie (PMC) ingevuld (2). Overige velden vult u naar wens in. Indien akkoord, klik dan op volgende.
In de volgende stap wordt de tijdens de offerte ingevoerde standaard tekst getoond. U kunt hier eventueel nog tekst wijzigen na nieuw gemaakte afspraken of u klikt direct op volgende om door te gaan.
In deze stap van de wizard kunt u aanvinken welke deeloffertes opdracht zijn geworden (1). Daarbij kunt u tevens de aanneemsom (3) invullen die u hebt afgesproken indien deze anders is geworden of klik op het pijltje om het offertebedrag over te nemen. Zet het vinkje aan om een standaard calculatie voor deelopdracht (3) aan te maken aan. Dit calculatiebestand dient straks als basis voor de budgetten van de opdracht. Klik op volgende.
Tijdens deze stap kunt u direct een opdrachtfase aanmaken. Dit kan ook achteraf in de opdracht waar u een tweede, derde en zo verder kunt toevoegen. U kunt deze stap hier dan ook overslaan en direct op volgende klikken waar u de wizard kunt voltooien. Op het laatste scherm heeft u de mogelijkheid om direct de opdracht te openen en het scherm van de fases (1) waar u dan de gewenste fases voor de opdracht kunt aanmaken.
3. Opdracht en budgettering:
Na het afsluiten van de Wizard ‘Offerte geaccepteerd’ opent de order en kunt u klikken op ‘Deelopdrachten’ (1). U ziet hier een overzicht van de deelopdrachten die onderdeel uitmaken van de van hoofdopdracht. Daarin ziet u per deelopdracht o.a. de aanneemsom en andere eigenschappen. Om de budgetten voor de deelopdrachten aan te maken klikt u op het tabblad Opdrachtcalculaties (2).
In het scherm opdrachtcalculaties ziet u bij omschrijving de naam van de deelopdracht staan. Hierop kunt u dubbelklikken om de deelopdracht te openen waar u vervolgens de budgettering kunt inregelen. Om te beginnen met een basis kunt u de gegevens vanuit de offertecalculatie overnemen door op kopieer calculatiebestand van offerte (1) te klikken.
De regel van het actieve calculatiebestand wordt daarmee groen.
Klikt u vervolgens op verwerken calculatiebestand in het lint (1) om de calculatiegegevens over te nemen als budget. U ziet vervolgens bij de calculatietotalen (2) dat er bedragen worden ingevuld. Aan de linkerzijde ziet u bij merken (3) dat er een cijfer wordt getoond. Dit zijn de merken uit uw calculatie waar u mee heeft gecalculeerd. Wilt u meer details en informatie inzien dan klikt u op merken.
4. Resultaat:
Ga vervolgens terug naar de opdracht (1) en klik in de linkerkantlijn bij realisatie (2) op nacalculatie lopend (3). U ziet hier in het scherm de budgetten zoals overgenomen vanuit de calculatie. Uiteraard zijn er nu geen verschillen omdat het budget een kopie is van de calculatie. Uiteindelijk is het gebruikelijk dat u de gecalculeerde materialen uit de budgetten uitfiltert en zodra het tekenwerk gereed is dat dan de materialen vanuit het tekenpakket worden geïmporteerd in een nieuwe calculatie. Dit zijn dan de werkelijke materialen benodigd en u ziet in dit nacalculatiescherm dan direct de verschillen tussen gecalculeerd en getekend/benodigd.
