Inleiding:
Te bestellen materialen worden toegevoegd aan inkooporders. Dit kan handmatig worden gedaan direct in een inkooporder of vanuit een opdracht. Daarnaast is het zo dat te bestellen materialen ook vanuit een verzamelscherm kunnen worden geselecteerd. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om eenvoudig over meerdere projecten heen de bestelbehoefte in te zien en vandaar een selectie te maken voor het genereren van een (nieuwe) bestelorder. Voor meer uitleg over de te bestellen materialen klik hier.
Om een bestelling te plaatsen dient er een inkooporder te zijn aangemaakt. In een eerder stappenplan heeft u kunnen lezen hoe u dat doet en hoe u materialen vanuit een opdracht kunt toevoegen aan een inkooporder. We gaan uit van de situatie dat dit al is gebeurd.
1. Te bestellen materialen:
Open een inkooporder met bestelregels. Ga daarvoor naar het lint inkoop (1) en klik op inkooporders(2). Hiermee opent u het zoekscherm van de inkooporders waarvandaan u een inkooporder kunt openen.
In de geopende inkooporder Klikt u aan de linkerzijde op bestelregels (1). U ziet in het scherm dan de gekoppelde materialen in een lijst staan. Afhankelijk van uw schermopmaak kan dit voorbeeld afwijken van uw weergave. In onderstaand voorbeeld ziet u bijvoorbeeld grijze en zwarte regels met materiaal. De grijze regels zijn al automatisch verwerkt naar een definitieve bestelregel, in de inkooporder gekenmerkt als samengevoegde regel.
2. Samengevoegde bestelregels:
Zoals hierboven benoemd is de samengevoegde bestelregel de definitieve bestelregel. Deze regels komen op het bestelformulier en zijn tevens de inkoopregels die ook terugkomen bij de inkoopfactuur als factuurregel. Hieronder enkele voorbeelden wat een samengevoegde bestelregel kan bevatten:
-
Huur materieel
-
Stuks artikelen (bouten/moeren/slijpenmiddelen/kantoorartikelen/etc…)
-
Te zagen en/of boren materiaal (gezaagd en geboord bestellen)
-
Handelslengtes opgebouwd uit meerdere possen
-
Werk derden (conservering, montage, etc…)
Voor standaardartikelen (profielen) kunt u per assortiment instellen hoe u deze wenst te bestellen. U kunt zo opgeven dat u balkstaal standaard gezaagd besteld, hij maakt dan automatisch een samengevoegde bestelregel aan of dat u juist zelf zaagt en handelslengtes besteld. In het laatste geval zult u eerst een lengteoptimalisatie willen doen om zo efficiënt mogelijk handelslengtes in te kopen. Als u aan de linkerzijde klikt op optimalisatie (1) dan krijgt u een overzicht te zien van de materialen in de inkooporder en ziet u in dit voorbeeld dat het balkstaal al automatisch is toegevoegd als samengevoegde bestelregel (2) (de licht grijze regels uit het eerste scherm). Dit materiaal wordt gezaagd besteld. Het stafmateriaal dient hier nog geoptimaliseerd te worden tot handelslengtes (3).
De optimalisatiemethode bepaalt of materiaal automatisch wordt toegevoegd als een samengevoegde bestelregel of niet. U kunt altijd achteraf nog de wijze van optimaliseren aanpassen zodat u het materiaal voor dat moment kunt bestellen zoals het dan gewenst is. Dit doet u door de optimalisatiemethode te wijzigen (1) van geselecteerde materialen (2) in de lijst.
De twee belangrijkste methoden zijn:
-
Samenvoegen: Materialen worden direct doorgezet als samengevoegde bestelregel.
-
Extern: Bij deze materialen wordt ervan uit gegaan dat er eerst een lengteoptimalisatie plaats vind om te komen tot te bestellen aantallen handelslengtes
3. Optimaliseren
Indien u de instellingen juist heeft staan en u van sommige materialen handelsengtes wilt bestellen dan selecteert u vervolgens de materialen in de lijst hieronder (1) en klikt u op Maak MatrixMetaal Optimalisatie (2).
De MatrixMetaal Lengteoptimalisatie module zal nu worden geopend en de geselecteerde materialen worden hierin getoond (1). U kunt vervolgens direct op Optimaliseren (2) klikken en de lengteoptimalisatie wordt uitgevoerd. De onderdelen (possen) worden genest en dit geeft handelslengtes tot resultaat. U kunt het resultaat direct bekijken en eventueel nog aanpassen. Bent u tevreden met het resultaat dan sluit u de lengteoptimalisatie af. Meer informatie over de lengteoptimalisatie en de werkwijze ervan vindt u hier.
Als u de lengteoptimalisatie heeft afgesloten (en opgeslagen) dan komt u terug in de inkooporder. Sla de inkooporder hierna op met CTRL+S of de knop boven in het scherm. Hierna kunt u klikken op Importeer MatrixMetaal Optimalisatie (1).
De materialen worden nu direct verplaatst van Optimalisatie bestelregels naar Samengevoegde bestelregels.
Hiermee heeft u alle materialen nu als samengevoegde bestelregel in de inkooporder en kunt u de bestelling ook gaan versturen. Klik hiervoor aan de linkerzijde op Inkooporder (1) en vervolgens in het lint op E-mail Inkooporder (2). Hiermee start u een wizard om de bestelling te versturen. De wizard zorgt ervoor dat de besteldocumenten worden aangemaakt en dat deze worden ingevoegd in een email gericht aan de juiste contactpersoon bij uw gekozen leverancier. In onderstaand voorbeeld is bij deze leverancier ingesteld dat er zowel een PDF document wordt aangemaakt en verzonden als een EDI bericht dat wordt gebruikt voor het ‘digitaal bestellen’. U stelt per leverancier in welke bijlagen u bij de bestelling aangemaakt en verstuurd wilt hebben.
Opmaak van de email volgt de voorinstelling van het emailsjabloon (1). Dit kunt u vooraf instellen en hier in het scherm achteraf nog naar wens aanpassen indien nodig.
Als u de wizard volledig heeft doorlopen dan is het resultaat een email, aangemaakt volgens het standaard sjabloon met daarin de bijlagen die zijn ingevoegd volgens de instelling van de leverancier.
