Inleiding:
Hierna volgen de stappen voor het aanmaken van de offerte met deeloffertes, aanmaken en verwerken van de calculatie, genereren en versturen van de offertebrief.
Offertes:
1. Offerte van aanvraag:
Als eerste opent u de aanvraag en klikt u op klanten (1). Vanuit dit venster kunt u er vervolgens voor kiezen om een offerte te maken van de aanvraag met de knop (2) in het lint of via het rechtermuismenu (3).
2. Wizard:
De Wizard wordt nu geopend en hier kunt u diverse gegevens invullen en toevoegen. In de offerte-eigenschappen (1) kunt u de vinkjes (2) aanzetten voor het direct aanmaken van 1 deelofferte en een lege calculatie. Verder kunt u nog een PMC (Product Markt Combinatie) (3) invullen waar u op een later moment op kunt filteren. Welk type werk doet u nu het meest? Hoeveel omzet haalt u uit een PMC etc. (niet verplicht). Ook zijn hier standaarden aan gekoppeld die verderop dan automatisch worden gebruikt. Zoals mappenstructuur voor bijlagen e.d.
Op het tabblad Opgemaakte Tekst (1) kunt u offerteteksten ingeven die later automatisch op een offertebrief komen (vergelijkbaar met MsWord) of u voegt daar standaard offerteteksten als fragment in op het tabblad invoegen (2). Deze fragmenten kunt u vooraf klaarzetten als standaard, selecteren en invoegen als tekstblok (3) .
4. Klanten:
Klik nu op volgende en selecteer de relatie(s) waarvoor u een offerte wilt gaan uitbrengen door het vinkje aan te zetten bij de gekoppelde relaties. Klik wederom op volgende en laat het vinkje aan staan bij openen offerte.
5. Deelofferte:
Na het sluiten van de Wizard wordt het offertescherm geopend en ziet u 1 deelofferte (1). Dit hebben wij zojuist via de Wizard aangegeven dat we 1 deelofferte alvast wilden aanmaken alsook een calculatie bestand. Het offertebedrag staat nog op ‘0’ (2) omdat we nog niet gecalculeerd hebben. Aan de rechterzijde zien we de eigenschappen (3) van deze deelofferte.
In hetzelfde venster zijn nog twee tabbladen, de opgemaakte tekst (1) die wij in de Wizard al hebben aangemaakt zien we terug op het desbetreffende tabblad en kan hier nog worden gewijzigd (of worden aangemaakt). Daarnaast kunnen we via het tabblad offertecalculaties (2) starten met calculeren door de offertebegroting te openen. Dit doen we door te dubbelklikken op de regel (3) bij Offertecalculaties.
7. Offertebegroting:
In het venster van de offertebegroting klikt u op Nieuw Calculatiebestand (1). De calculatie wordt nu aangemaakt en geopend. In dit nieuwe venster kunt u vervolgens de calculatie daadwerkelijk uitvoeren door de materialen, uren, conserveringen, en alle andere handelingen in te geven die benodigd zijn om de prijs van de deelofferte te bepalen.
8. Calculatie verwerken:
Als de calculatie is uitgevoerd dan kunt u deze verwerken zodat de aangemaakte merken en de bedragen in de deelofferte zichtbaar worden. Ga hiervoor naar de deeloffertes, het tabblad van de offertecalculatie (1) en selecteer de regel onder omschrijving (2). Hierna kunt u in het lint klikken op ‘verwerken calculatie’ (3). Hiermee worden de calculatiegegevens in de offertecalculatie overgenomen. Onderaan dit scherm kunt u de verschillende merken (4) van de calculatie zien en de overige gecalculeerde kosten bij resultaten (5).
Op het tabblad deelofferte kunt u indien gewenst het bedrag afronden. Druk op F2 om het venster te kunnen bewerken en vul het gewenste offertebedrag in, sla dit vervolgens op met CRTL+S. Het bedrag wat op dit tabblad staat vermeld zal worden overgenomen in de offerte.
9. Versturen offerte:
Alles is nu gereed om de offerte te genereren die u kunt opsturen naar de relatie. Hiervoor gaat u naar de ‘klanten’ (1) en klikt u met e rechtermuistoets op de relatie waar u de offerte naar wilt opsturen. In het menu wat verschijnt selecteert u het gewenste offertesjabloon (2).
10. Offerte opslaan:
U kunt de offerte nu opslaan op Matrix.Drive (1). Hierbij heeft u de keuze uit verschillende bestandsformaten waaronder PDF. Sluit vervolgens het voorbeeld af (2).
11. Offerte versturen:
De offerte kunt u vervolgens versturen (mailen) door de relatie te selecteren en in het lint te klikken op ‘Maak E-mail’ (1). Doorloop vervolgens de stappen in de Wizard om de mail te versturen. In deze stappen wordt de automatisch de contactpersoon van de relatie gekozen en kunt u eventueel extra personen toevoegen in de CC. U kiest in de Wizard ook voor de standaard opmaak van de mail (voor gedefinieerde teksten). In dit voorbeeld kiest u voor het sjabloon voor offertes ‘Matrixoffer’ (2). Tijdens de volgende stappen kunt u ook de bijlage kiezen die u wilt invoegen, in dit voorbeeld is dat de zojuist opgeslagen PDF van de offerte.
N.B.: voor meer uitleg over het maken van standaard tekstfragmenten voor e-mail klikt u hier.
Bij het ‘voltooien’ van de Wizard wordt de e-mail verzonden en als het vinkje ‘Importeer de verzonden e-mail’ is aangevinkt zal de mail via een Wizard worden geïmporteerd en opgeslagen bij de offerte.
12. Offerte overzicht:
Alle offertes kunt u in één overzicht terugvinden onder Projectbeheer (1), op het scherm Offertes (2). U ziet hier uw offerte (3) terug in de lijst met bijbehorende status. Aan de rechterzijde ziet u de verschillende relaties en daarbij horende status, contactpersonen en telefoonnummers (4). U kunt vanuit dit scherm eenvoudig uw offertes nabellen voor opvolging.
U heeft hiermee alle stappen doorlopen voor het calculeren en versturen van een offerte.
Tip: Maak gebruik van het dashboard! Hierin zet u voor u interessante widgets (1) aan via de widgetkiezer (2). Hier kunt u de ‘widget’ aanzetten voor uw lopende offertes (3). Bij het opstarten ziet u alle lopende offertes (4) en vanuit het dashboard kunt u direct verder met waar u gebleven was.
