Binnen MatrixProject kunnen meerdere objecten geautomatiseerd genummerd worden op een gewenst formaat.
- Klik op Automatisch Nummeren binnen Beheer
- Klik op het object waarvoor een automatisch nummer moet worden geconfigureerd
- Klik op deze knop om het automatische nummer aan te zetten voor het gekozen object (wanneer de lamp aan staat, is deze geactiveerd)
- Configureer hier hoe het formaat van het automatische nummer geconfigureerd moet worden
De opties bestaan uit de volgende onderwerpen:
Synchroon met... - Het is mogelijk om het nummer van de Aanvraag mee te nemen naar de Offerte, en/of van de Offerte naar de Opdracht. Wanneer er meer dan een nummer moet worden uitgegeven, krijgt deze een extra volgnummer.
Voorvoegsel - Het begin van het automatisch nummer, dit kan bijvoorbeeld 'OF' bij een Offerte zijn, en 'IO' bij een Inkooporder. Maar de mogelijkheden zijn onbeperkt.
Datum-gedeelte - In het automatisch nummer is het mogelijk om een datum op te nemen. Zo kan er een jaar worden opgenomen zodat de nummering opnieuw start in het nieuwe jaar, maar ook op jaar en maand.
Scheidingsteken - Tussen de bovengenoemde voorvoegsels en het daadwerkelijke nummer kan er een scheidingsteken worden geconfigureerd. De mogelijkheden zijn onbeperkt, vaak wordt er gebruik gemaakt van een '-' streepje.
Aantal cijfers - Het aantal cijfers bepaalt hoe lang de serie van automatische nummers zal zijn. Let op, wanneer het datum-gedeelte op jaar is ingesteld kan het zijn dat het automatisch nummer-formaat niet geschikt is voor de toekomst. Voorbeeld aantal cijfers '2' zorgt voor een formaat die tot maximaal '99' gaat, '3' cijfers tot '999' etc.. Stel dat er naar verwachting meer dan 1.000 inkooporders per jaar worden gemaakt, dient het aantal cijfers minstens '4' te zijn.
Begin nummer - Meestal zal het automatisch nummeren moeten beginnen met '1'. Wanneer MatrixProject verder moet gaan tellen na het laatste bestaande nummer, kan dit ook worden ingesteld. Let wel dat deze instelling het volgende jaar blijft staan.
Formaat - Binnen het veld Formaat is het eindresultaat in een voorbeeld te zien. Zo kunnen de bovenstaande eigenschappen naar wens worden aangepast.